Privacyverklaring
Inhoudsopgave
1. Inleiding
2. Reikwijdte en doelstelling van het reglement
2.1 Reikwijdte
2.2 Doel
3. Verzamelen en verwerken van persoonsgegevens
3.1 Verzamelen
3.2 Verwerken
3.3 Bijzondere persoonsgegevens
4. Beveiliging van persoonsgegevens
5. Verzoek om inzage, correctie en verwijdering
6. Waarvoor worden de gegevens gebruikt
7. Website
8. Bewaartermijn
1. Inleiding
Dit is de privacyverklaring voor relaties van Easys Horeca B.V. handelend onder de naam Eazis Music & Systems (verder Eazis).
Deze verklaring verschaft informatie over de persoonsgegevens die Eazis verwerkt van haar relaties, prospecten en voormalige relaties.
Eazis is een B2B bedrijf en doet geen zaken met particulieren.
Om producten- en diensten af te nemen bij Eazis dient u in het bezit te zijn van een geldig KvK-nummer.
Eazis gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van haar relaties en zorgt ervoor dat elke verwerking van de persoonsgegevens voldoet aan de wet- en regelgeving die van toepassing is.
In het eerste deel van deze verklaring wordt in zijn algemeenheid beschreven op welke wijze Eazis omgaat met privacy.
In het tweede gedeelte wordt ingegaan op de verschillende doelen waarvoor gegevens worden verzameld.
2. REIKWIJDTE EN DOELSTELLING VAN DE PRIVACYVERKLARING
2.1 Reikwijdte
Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens van relaties die door Eazis verwerkt worden.
Wanneer het in deze verklaring gaat over relaties worden hiermee ook leads, prospecten en voormalige relaties bedoeld.
Op de Eazis website staan een aantal links naar websites van andere organisaties.
Eazis is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze websites.
Indien klanten ervoor kiezen informatie over Eazis te delen via sociale media kanalen dan zullen zijn persoonsgegevens tevens zichtbaar worden voor alle bezoekers van deze persoonlijke social media pagina’s (zoals bijvoorbeeld Facebook). Op het gebruik van dergelijke social media pagina’s zijn de voorwaarden (waaronder het privacybeleid) van de betreffende social media sites van toepassing.
2.2 Doel
Deze verklaring heeft tot doel:
- De persoonlijke levenssfeer van de relaties van wie Eazis persoonsgegevens verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens;
- Te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan waarvoor ze verzameld zijn;
- De rechten van relaties van Eazis te waarborgen.
3. VERZAMELEN EN VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS
3.1 Verzamelen
Eazis verzamelt en verwerkt alleen persoonsgegevens wanneer daar een doel voor is.
Het doel of de doeleinden zijn omschreven voordat wordt begonnen met het verzamelen van de persoonsgegevens.
De producten en diensten van Eazis zijn opgedeeld in een aantal categorieën.
Per categorie wordt aangegeven welke persoonsgegevens Eazis verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt en hoe lang deze gegevens bewaard worden.
3.2 Verwerken persoonsgegevens
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens.
Onder deze handelingen wordt in ieder geval verstaan het verzamelen, het vastleggen, het ordenen, het bewaren, het bijwerken, het wijzigen, het opvragen, het raadplegen, het gebruiken, het verstrekken door middel van doorzending, de verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, het samenbrengen, het met elkaar in verband brengen en het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Eazis is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar relaties.
Zij schakelt bij de uitvoering van haar dienstverlening enkel en alleen eigen werknemers in, die een geheimhoudingverklaring hebben ondertekend.
3.3 Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zijn alle persoonsgegevens die informatie verschaffen over iemands: godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, strafrechtelijke persoonsgegevens, persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk handelen waarvoor een verbod is opgelegd. Eazis verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens van haar relaties.
4. BEVEILIGING VAN DE PERSOONSGEGEVENS
- Eazis neemt de bescherming van de persoonsgegevens serieus en gaat uiterst zorgvuldig om met de verkregen persoonsgegevens.
- Eazis heeft verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.
- Zo beveiligt Eazis haar systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. De maatregelen zijn er mede opgericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
5. VERZOEKEN OM INZAGE, CORRECTIE EN VERWIJDERING
Een klant mag op ieder moment inzage vragen in de persoonsgegevens die Eazis over hem verzamelt en het verzoek doen om deze te laten corrigeren.
Het verzoek tot het verwijderen van persoonsgegevens kan alleen aangevraagd worden voor prospecten of voormalig klanten.
Voor bestaande klanten is deze informatie noodzakelijk om de producten en diensten te kunnen afnemen en kunnen daarom persoonsgegevens niet verwijderd worden.
Het verwijderen van gegevens van contactpersonen die niet meer werkzaam zijn bij de klant kan wel aangevraagd worden.
Inzage, correctie of verwijderen van persoonsgegevens kan aangevraagd worden door een mail te sturen aan [email protected].
Indien de klant geen e-mail of andere marketing-uitingen meer wenst te ontvangen met informatie over producten en diensten (waaronder bijvoorbeeld uitnodigingen voor evenementen, nieuwsbrieven en magazines) kan dit aangegeven worden via de opt-out van deze communicatiemiddelen.
Indien het verzoek van de klant om inzage, correctie of verwijdering niet naar tevredenheid wordt uitgevoerd kan de klant hierover contact opnemen met de manager van Eazis.
Indien de afhandeling van de klacht door de manager niet naar tevredenheid van de klant wordt uitgevoerd kan de klant zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
6. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT
Prospect:
- Het benaderen van bedrijven voor het afnemen van producten en diensten: hierbij worden gegevens als NAW, e-mailadressen, telefoonnummers gebruikt.
Hieronder vallen ook alle interne werkzaamheden die nodig zijn om producten en diensten aan u te kunnen verkopen.
Klanten:
- Het verwerken van de gegevens zoals vermeld op het contract. Soms kan er een extra check plaatsvinden aan de hand van de KvK gegevens.
Deze gegevens worden gebruikt voor het registreren en leveren van onze diensten. - Hieronder vallen ook alle interne werkzaamheden die nodig zijn om producten en diensten aan u te kunnen verkopen. Technische gegevens zoals IP adres worden gebruikt voor back-up van de muzieklijsten en registratie hiervan voor de rechtenorganisaties.
- Technische gegevens worden gebruikt om de functionaliteit van online diensten te kunnen bieden en deze technisch te beheren.
Al deze gegevens worden vastgelegd in een uniek klantdossier, zowel digitaal als een hard-copy.
Service:
- Het kunnen verlenen/ondersteunen van service en advies over de producten en diensten van Eazis.
- Om een vraag te stellen/een melding te maken bij Eazis en deze af te kunnen handelen.
- In geval van een recall, rechtstreeks contact met onze relatie op te kunnen nemen.
- Het versturen van servicemeldingen en informatie.
- Het geven van informatie over (eerdere) aankopen/orders.
- Opvolging van online klantsignalen wanneer u uw mening geeft over de producten en diensten van Eazis.
- Hieronder vallen ook alle interne werkzaamheden die nodig zijn om producten en diensten aan u te kunnen verkopen.
Marketing:
- Het kunnen informeren en inspireren om meer producten en diensten van Eazis te verkopen en/of meer naamsbekendheid van de producten en diensten van Eazis te genereren. Hieronder vallen ook alle interne werkzaamheden die nodig zijn om producten en diensten aan u te kunnen verkopen.
Onderzoek/ Analyses:
- Het continu verbeteren van producten en diensten van Eazis. Eazis analyseert onder andere aankoop- en browsergegevens. Hieronder vallen ook alle interne werkzaamheden die nodig zijn om producten en diensten aan u te kunnen verkopen.
- Technische gegevens worden gebruikt om de functionaliteit van online diensten te kunnen verbeteren en deze technisch te beheren.
- Technische gegevens zoals het IP adres, type device, browser, bezochte sites/pagina’s, duur van het bezoek/sessie worden gebruikt om muziekgebruik te kunnen analyseren en beheren.
Rapportages:
- Het verzamelen van persoonsgegevens voor rapportage doeleinde.
- Het continu verbeteren van producten en diensten van Eazis.
- Hieronder vallen ook alle interne werkzaamheden die nodig zijn om producten en diensten aan u te kunnen verkopen.
- Informatieverstrekking op verzoek van de klant.
- Informatie verstrekking van NAW gegevens aan de rechtenorganisaties.
- De financiële afhandeling van de verkochte producten en diensten van Eazis aan u te kunnen uitvoeren.
- Uw gegevens en betalingsgedrag kan, mits nodig gedeeld worden met een incassobureau.
- Hieronder vallen ook alle interne werkzaamheden die nodig zijn om deze rapportages te verwerken.
Website:
- Op de website van Eazis worden uw gegevens bijgehouden, waaronder uw IP adres.
Eazis gebruikt deze gegevens om haar website te blijven optimaliseren en analyseren van en naar het bezoek op de Eazis Website.
Via Google Analytics houdt Eazis bij hoe het gebruik is van de Eazis website en waar de belangstelling naar uit gaat.
Deze informatie wordt door Google opgeslagen. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht. - De website van Eazis heeft een SSL Certificaat ter beveiliging en zal deze gegevens niet aan derden verstrekken.
8. BEWAARTERMIJN
Voor alle gegevens hanteert Eazis de fiscale bewaartermijn.